Lad AI holde styr på jeres indbakke
Bruger jeres team timer hver dag på at læse, sortere og videresende mails? En AI kan overtage det tunge: den forstår hvad en henvendelse handler om, sender den til rette person og lægger et svarudkast klar. I bevarer kontrollen, og intet forlader huset uden godkendelse.
Fra kaos i indbakken til struktureret flow
Email-håndtering er et af de mest oplagte steder at starte med AI. Vi tager altid udgangspunkt i de henvendelser der fylder mest hos jer.
Automatisk kategorisering
Hver indkommen mail bliver læst og placeret i den rigtige kategori, uanset om det er salg, support, faktura eller rekruttering. I slipper for at sortere i blinde.
Videresendelse til rette person
AI'en genkender hvad henvendelsen handler om og sender den videre til den afdeling eller kollega der skal svare. Ingen mails der bliver liggende det forkerte sted.
Svarudkast klar til godkendelse
Til de fleste henvendelser lægger AI'en et færdigt svarudkast klar i indbakken. I læser det igennem, retter hvis nødvendigt og sender. Svartiden falder mærkbart.
Journalisering og arkivering
Relevante mails og bilag bliver automatisk journaliseret og lagt det rigtige sted. I har styr på dokumentationen uden at løfte en finger.
Prioritering af det vigtige
Hastesager og vigtige kunder bliver skubbet øverst, mens nyhedsbreve og støj bliver skubbet ned. Jeres team ser det der haster først.
Genkendelse af faste sager
AI'en lærer jeres tilbagevendende henvendelser at kende og behandler dem ens hver gang. Bestillinger, adresseændringer og standardspørgsmål kører efter faste retningslinjer.
Hvad I får ud af det
Når indbakken bliver aflastet, mærkes forskellen hurtigt, både på svartider og på hverdagen i jeres team.
Fra manuel indbakke til automatisk håndtering
Vi indfører løsningen trinvist, så I hele tiden er trygge ved kvaliteten før vi giver AI'en mere ansvar.
Kortlægning
Vi gennemgår jeres indbakke og finder de typer henvendelser der fylder mest. Sammen beslutter vi hvad AI'en skal håndtere, og hvad der altid skal forbi et menneske.
Opsætning
Vi træner løsningen på jeres egne mails og kategorier, så den forstår netop jeres sprog, afdelinger og arbejdsgange.
Prøvedrift
Løsningen kører først med et menneske på alle svar, så I kan se den ramme rigtigt. Vi justerer indtil I er trygge ved kvaliteten.
Fuld drift
Når I er klar, overtager AI'en de opgaver I har valgt. Vi holder øje med resultaterne og finjusterer løbende.
Spørgsmål om
email-håndtering
Få svar på det virksomheder oftest spørger om, før de sætter AI på indbakken.
Det bestemmer I selv. De fleste starter med at AI'en kun laver svarudkast, som en medarbejder godkender inden afsendelse. Efterhånden som tilliden vokser, kan I lade den sende de enkleste standardsvar automatisk, mens alt andet fortsat går forbi et menneske. Vi anbefaler altid at bygge kontrol ind fra start.
Meget godt. De sprogmodeller vi bruger håndterer dansk på højt niveau, både til at forstå indholdet i en mail og til at formulere svar. Vi tilpasser løsningen til jeres terminologi og tone, så svarene lyder som jer.
Er AI'en usikker, sender den sagen videre til et menneske i stedet for at gætte. I sætter selv grænsen for hvornår noget skal eskaleres. Målet er at AI'en tager de klare sager, mens jeres team bruger tiden på det der kræver en vurdering.
Ja. Vi bygger oven på de systemer I allerede bruger, uanset om det er Microsoft 365, Google Workspace eller en anden platform. I behøver ikke skifte mailsystem for at komme i gang.
Vi sætter løsningen op så persondata behandles forsvarligt og efter reglerne. Vi bruger ikke jeres mails til at træne offentlige modeller, og databehandlingen holdes inden for de rammer I og jeres databehandleraftale kræver.
Det kan bruges i hele virksomheden. Bogholderi, HR, salg og reception har alle indbakker der kan aflastes. Email-håndtering er ofte et godt første skridt ind i bredere AI-automatisering af jeres arbejdsgange. Vil I læse mere om metoden, har vi en guide til automatisering af arbejdsgange.
Klar til at få ro i indbakken?
Vi ser på jeres henvendelser og viser jer, hvor AI hurtigst kan aflaste jeres team. Lad os tage en uforpligtende snak.
Kontakt os